Qual a obrigatoriedade do certificado digital para empresas do Simples Nacional?

Empreender não é uma das tarefas mais fáceis a se propor. Mesmo os novos empresários sabem que, de repente, surgem novas obrigações, como o certificado digital, por exemplo.

Ainda não sabe o que é o certificado digital? Calma, neste texto vamos te explicar cada detalhe dessa nova obrigatoriedade e se realmente você precisa ter um.

Pode parecer um bicho de sete cabeças, mas não é! O certificado digital é a identidade digital de pessoa física ou jurídica, que permite realizar operações na internet com validade jurídica, ou seja, permite o envio e a assinatura de documentos pela internet de forma legal, desburocratizando os processos e aumentando a produtividade. É usado na emissão de notas fiscais eletrônicas, transações bancárias, no envio de declarações para a Receita Federal e muitas outras atividades rotineiras que só são possíveis com o certificado digital.

Dentro do certificado digital ficam armazenadas muitas informações, incluindo dados pessoais do titular, prazo para renovação do serviço, chave pública, número de série, nome e assinatura digital da Autoridade Certificadora responsável pela emissão do certificado. Os documentos assinados digitalmente com o certificado digital são criptografados, ou seja, mais segurança para que essa documentação não seja roubada.

Hoje em dia, os órgãos públicos podem exigir o certificado digital para todas as suas transações, como, por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas. Mas calma, existem tipos diferentes de certificado digital: Certificado A1

• arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente;

• instalação rápida

• possibilidade de acesso a partir de qualquer lugar do mundo;

• possibilidade de integração ao emissor de NF-e;

• facilidade de uso em computadores, celulares e tablets.

Obs: o certificado digital deve ser renovado anualmente, porém a senha é solicitada somente uma vez.

Certificado A3

• validade entre 1 e 3 anos;

• todos precisam digitar senha independente do tipo;

• mais barato em relação ao custo por ano.

Obs: é preciso ter o dispositivo móvel, como cartão, token ou pen drive, em mãos para utilizá-lo. Só pode ser usado em um computador por vez e não pode ser integrado ao emissor de NF-e. Se a senha for bloqueada devido a erros consecutivos, é necessário comprar um novo certificado.

Diferença entre Certificado digital e assinatura eletrônica

Na prática, a assinatura está no certificado digital para garantir a integridade e a autoria das informações para ter validade jurídica. Mesmo sendo o mesmo signatário, a assinatura digital é única para cada documento.

Já a assinatura eletrônica não utiliza o certificado porque as evidências coletadas quando ela é feita compõem a sua autenticidade.

Lembrando que a assinatura eletrônica não tem a mesma validade jurídica de um registro e autenticação no cartório. Ela é feita a partir da grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo eletrônico, como computador, tablet ou celular. A imagem digitalizada da assinatura também é válida. A comprovação de autenticidade pode ser por foto, número do IP da máquina, geolocalização ou registro de voz.

Obrigação:

• para optantes pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real como regime tributário;

• para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica;

• para a baixa de Nota Fiscal de Entrada;

• para empresas com mais de 3 funcionários optantes pelo Simples Nacional para a entrega de informações trabalhistas (eSocial), previdenciárias (Guia de Recolhimento do FGTS) e fiscais (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);

• para a entrega da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) para empresas com mais de 11 funcionários, contendo todas as informações trabalhistas;

• para o envio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para empresas com 20 ou mais funcionários, com informações sobre a movimentação do quadro de funcionários registrados como CLT.

Uma lista de documentos da empresa e de seu representante legal deve ser apresentada na validação presencial para que a instalação do certificado seja autorizada. Validade do Certificado Digital

Todo certificado tem uma data de validade e é preciso prestar atenção às datas para solicitar a renovação. A indicação é realizar a renovação 45 dias antes do vencimento.

Os do tipo A1 devem ser renovados após 12 meses e os do tipo A3, entre 12 e 36 meses, dependendo do plano contratado.

É necessário que o titular do CNPJ compareça a um dos postos de atendimento para a validação.

NewPJ

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